Personvernerklæring
Preto Askevold Advokatfirma DA tilbyr advokattjenester til privatpersoner og næringsliv. For at vi skal kunne gjøre jobben vår og oppfylle vårt formål, er vi avhengige av å benytte flere personopplysninger.
1. Vår personvernerklæring
Preto Askevold Advokatfirma DA behandler personopplysninger om deg når du besøker våre nettsider, benytter deg av våre tjenester, eller på annen måte kommer i kontakt med oss.
Vi behandler dine personopplysninger for å kunne løse oppdrag og levere andre avtalte tjenester.
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Preto Askevold Advokatfirma DA samler inn og behandler personvernopplysninger om eksisterende og potensielle klienter, leverandører og samarbeidspartnere.
Vi er opptatt av at du skal føle deg trygg på at dine personopplysninger blir behandlet på en forsvarlig måte.
2. Hva er en personopplysning?
En personopplysning er enhver opplysning som kan knyttes til en enkeltperson, direkte eller indirekte; herunder også navn, postadresse, e-postadresse, IP-adresse og mobilnummer.
3. Hvem behandler vi personopplysninger om?
Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:
Privatkunder.
Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter.
Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere.
Personer som er involvert i saker vi bistår i.
Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til.
4. Behandlingsansvarlig
Preto Askevold Advokatfirma DA (Strandgaten 14, 5013 Bergen) ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for personopplysninger som omfattes av personvernerklæringen.
5. Hvilke personopplysninger vi behandler; formål og rettslig grunnlag.
Preto Askevold Advokatfirma DA behandler personopplysninger i tilknytning til det enkelte advokatoppdrag i den utstrekning det er nødvendig for å utføre advokatoppdraget.
Hvilken informasjon som innhentes varierer avhengig av sakstype, og vi innhenter kun informasjon som er relevant for den bistand vi skal yte. Opplysningene kan omfatte informasjon om klienter, motparter og andre med tilknytning til oppdraget, samt sensitive personopplysninger
Vi innhenter typisk personopplysninger fra klient gjennom møter, telefonsamtaler og e- postkorrespondanse, fra offentlige tilgjengelige kilder, offentlige institusjoner, samt fra personer som kan ha opplysninger som er relevante for saken.
Nedenfor gis en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen:
5.1 Etablering av klientforhold.
Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget.
Uavhengighetssjekken tjener et lovlig formål og har grunnlag i personvernforordningen («GDPR») artikkel 6 nr. 1 bokstav f) (interesseavveining).
Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og kredittverdighet hvis dette er relevant. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.
Dersom vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon som navn, e-postadresse, telefonnummer og eventuelt stillingsbenevnelse til kontaktpersoner hos virksomhetsklienter, i tillegg til postadresse, kopi av legitimasjon og kontonummer.
Behandling av personopplysninger om klienter har sitt rettslige grunnlag i avtalen om å utføre advokatoppdraget, jf. GDPR § 6 nr. 1 bokstav b), idet registreringen av kontaktopplysninger for privatkunder er nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende.
For virksomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f).
Ved etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Kundekontrollen omfatter tiltak som registrering av opplysninger som nevnt i hvitvaskingsloven § 8, og som er nødvendige for å kunne oppfylle vår rettslige forpliktelse etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c).
5.2 Sakshåndtering.
Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken.
Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f) (interesseavveining).
I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f) (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav).
5.3 Klientadministrasjon.
Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem.
For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f) (interesseavveining), og for privatkunder anses dette som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med klienten, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b).
5.4 Lagring og oppbevaring av saksdokumenter.
Preto Askevold Advokatfirma DA oppbevarer ikke personopplysninger lengre enn det som er nødvendig for å levere våre advokattjenester eller for å oppfylle formålet med behandlingen på annen måte. Opplysningene vil bli sikkert slettet så snart formålet for behandling ikke lenger foreligger.
Det følger av våre plikter at vi som advokatfirma oppbevarer saksdokumenter i vårt arkiv også etter at avtalen er oppfylt. Dette er av hensyn til deg som klient, for at du senere skal kunne ta kontakt for å få innsyn i dine saksdokumenter. Det er også en fordel at vi har saksdokument tilgjengelig, dersom du ved en senere anledning ber om ytterligere bistand.
5.5 Fakturering.
Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder benyttes personens private postadresse eller e-postadresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f) for virksomhetskunder og artikkel 6 nr. 1 bokstav b) for privatkunder.
5.6 IT, drift og sikkerhet.
Preto Askevold Advokatfirma DA har etablert rutiner og tiltak for å sikre at ikke uvedkommende får tilgang til personopplysningene dine og at all behandling av opplysningene for øvrig skjer i tråd med gjeldende rett. Tiltakene inkluderer blant annet jevnlige risikovurderinger, tekniske systemer og fysiske prosedyrer for å ivareta informasjonssikkerhet og rutiner for å verifisere innsyns- og rettingsforespørsler.
Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f) og vår rettslige forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c).
5.7 Kunnskapsforvaltning.
Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f).
Kunnskapsforvaltningen omfatter potensielt alle personopplysninger som måtte inngå i saksdokumentasjon. Normalt vil det kun være snakk om et fåtall personopplysninger i dokumenter som gjenbrukes, typisk avtalemaler mv. Dokumenter anonymiseres behørig før de gjenbrukes.
6. Hvem deler vi personopplysninger med?
Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.
Preto Askevold Advokatfirma DA utleverer ikke personopplysninger til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering.
Med mindre klienten har gitt særskilt samtykke til utlevering av personopplysninger vil personopplysninger kun bli utlevert til andre der utleveringen er lovpålagt, klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker i dette, eller når dette er nødvendig for å oppfylle vår oppdragsforpliktelse.
Vi vil kunne dele personopplysninger med våre tekniske underleverandører. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks.
Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.
7. Sikkerhet.
Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte.
Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.
Vi har vedtatt interne IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.
8. Dine rettigheter
Personvernreglene gir deg en rekke rettigheter; herunder rett til innsyn, retting og sletting i de personopplysningene vi har lagret på deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette.
For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at din identitet verifiseres på annen måte.
Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg, eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en slik forespørsel, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at advokatvirksomheten fortsatt trenger personopplysningene for å oppfylle en rettslig forpliktelse eller for å gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.
Advokatfirmaets plikt eller behov for å oppbevare personopplysningene går dermed foran den registrerte søkerens ønske om å få opplysningene slettet.
I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.
Dersom du mener at Preto Askevold Advokatfirma DA ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven og personvernforordningen, har du rett til å klage til den aktuelle tilsynsmyndigheten. Dette gjøres ved å sende klage til datatilsynet. Kontaktinformasjon er tilgjengelig på www.datatilsynet.no
9. Informasjonskapsler
På nettsiden vår, preto.no benyttes informasjonskapsler («cookies») til loggføring av bruken av siden. Formålet er å føre statistikk over bruk og vurdere forbedringer på siden. Bruk av informasjonskapsler kan slås av gjennom innstillinger i din egen nettleser.
10. Kontakt oss
Send gjerne en e-post til post@preto.no hvis du har spørsmål til hvordan vi behandler personopplysninger eller ønsker å be om innsyn, retting eller sletting mv.
Du kan også kontakte oss på følgende postadresse:
Preto Askevold Advokatfirma DA
Strandgaten 14
5013 Bergen
